Cláusulas penales y prórrogas

¿Qué es una cláusula penal?

Se entiende por cláusula penal aquella cláusula que puede pactarse en los contratos, por la que se acuerda de manera anticipada, el pago de una determinada indemnización para el caso de que alguna de las partes incumpla el contrato.

La cláusula penal procede por ejecución tardía o prematura de las obligaciones contractuales, los supuestos y montos deberán incluirse en el respectivo cartel. (Art 50 RLCA)


En una contratación desde SICOP ¿dónde encuentro las multas y cláusulas penales?

Todo cartel de contratación en debe indicarlas

En SICOP, se ingresa a los detalles de la en el punto [ 7. Condiciones de contrato ] o bien dentro de los anexos de la contratación

Por ejemplo:


Prorrogas

¿Qué es una prórroga?

Una prórroga es una extensión de un determinado plazo. Esto quiere decir que, cuando se desea o se debe ampliar un periodo temporal ya determinado, se establece una prórroga.

¿Puedo pedir una prórroga para entregar un bien o servicio?

Sí, siempre y cuando sea capaz de demostrar que la entrega tardía es generada por un tercero y libera de responsabilidad al contratista. A solicitud del contratista, la Administración, podrá autorizar prórrogas al plazo de ejecución del contrato cuando existan demoras ocasionadas por ella misma o causas ajenas al contratista. (Art 206 RLCA)

¿Cuál plazo para solicitar una prórroga?

El contratista solicitará la prórroga dentro de los diez días hábiles siguientes al conocimiento del hecho que provoca la extensión del plazo y la Administración contará con igual plazo para resolver si procede o no.

Si la solicitud se hace fuera de plazo, pero estando aún el contrato en ejecución, la Administración podrá autorizar la prórroga, en caso de estar debidamente sustentada, siempre que esté vigente el plazo contractual. (Art 206 RLCA)

¿Cómo solicito una prórroga desde SICOP?

Para dicha solicitud se solicita la prórroga por medio de SICOP, en el cual se deben adjuntar pruebas del porque no se va a cumplir con el plazo de entrega establecida.

Pasos:

1. Empresas proveedoras

2. Contrato

3. Modificación de contrato

4. Prórroga al plazo de entrega

5. Llene la información solicitada y adjunte archivos

¿Cuándo me prorrogan contrato tengo que volver a pagar las especies fiscales? 

Depende de la institución, eso se indica la solicitud de prórroga y se ve por medio de SICOP pero sobre todo se recomienda contactarse con la persona encargada en la institución


¿Qué pasa si tengo el bien o servicio antes del tiempo otorgado de prórroga? ó ¿Qué pasa si tengo una parte de los bienes antes de la fecha de entrega pactada?

Para no caer ante una cláusula penal por entrega anticipada, lo ideal es presentar una aclaración de oficio, donde se le pregunte al administrador de contrato y al proveedor si se puede entregar antes del plazo prorrogado. Dicho trámite se realiza por medio de SICOP.

Pasos:

1. Empresas proveedoras

2. Solicitud de recepción

3. Seleccione el número de procedimiento

4. Pulse el botón solicitar


¿Qué pasa si no solicité la prórroga o bien no me la aceptaron?

Si el contratista incumplió con los términos del contrato, tiene derecho a la defensa, esto significa que tiene derecho de ser instruido de los cargos que se le imputan, a tener una acusación formal sobre el asunto que se pretendan someter a proceso, libre acceso al expediente donde se encuentra la prueba que ha sido instaurada en su contra, así mismo tiene el derecho a tener una comparecencia oral con la Administración y  la oportunidad de aportar pruebas de descargo, así como de interponer contra el acto final los recursos que la ley acuerde.



¿Qué es un procedimiento sumario?

En el procedimiento sumario no hay debates, defensas previas, pruebas ofrecidas por las partes, aunque deberá comprobarse la verdad real.

Sus principales características son:

  •        La prueba se tramita sin señalamiento, audiencia o comparecencia; solo se notifica la audiencia sobre la conclusión del trámite.
  •        La audiencia se hace para que se pronuncie sobre la prueba recabada por el proveedor y los hechos imputados. (Art 321 LGAP)

  • ¿Cuál es el procedimiento para ejercer el derecho a la defensa?

    1.       Posterior a la retención de la multa o cláusula penal, el administrador del contrato deberá comunicarlo a la Proveeduría Empresarial.

    2.       El Proveedor Empresarial notificará al contratista que se le han impuesto el cobro automático de una cláusula penal o multa e indicará las razones. En el mismo acto concederá al contratista tres (3) días hábiles para que formulen sus conclusiones y presente pruebas respecto al cobro realizado, amparado en una causa eximente de responsabilidad.

    • Las pruebas que se adjuntan deben ser claras y contundentes como, por ejemplo: cartas firmadas de los fabricantes o decretos de emitidos por el Gobierno.

    3.       El órgano director comprobará la verdad real de los hechos y elementos de juicio del caso y emitirá un informe dirigido el Proveedor Empresarial.

    4.       El Proveedor Empresarial dictará el acto final a más tardar en el plazo de un mes, a partir de la notificación de la multa o cláusula penal al contratista.

    5.       De considerarse que no existe responsabilidad del contratista el AC procederá a devolver al contratista el monto retenido.