Consejos Práticos para la Ejecución Contractual

Consejos Prácticos para la Ejecución Contractual 

1. Revisar multas y cláusulas penales

Es importante conocer a qué nos enfrentaremos y cómo será la penalización en caso de incumplimientos. Por ello, se recomienda revisar las multas que son sanciones ante incumplimientos del contrato y cláusulas penales, que aplican cuando se entrega de manera prematura o tardía el bien o servicio contratado. Ante alguna externalidad que nos afecte para cumplir con el plazo de entrega pactado, se recomienda comunicarlo de manera justificada a la institución y solicitar una extensión o prórroga del plazo del tiempo de entrega, además se nos recuerda que en el caso de ejecución de multa, como contratistas tenemos 3 días hábiles después de notificada la infracción para defendernos.Esta información usualmente se presenta en el cartel de contratación o en los detalles del concurso por mediode la plataforma de SICOP.

2. Pago de especies fiscales

Debemos revisar si la contratación adjudicada conlleva el pago de especies fiscales, si es así debemos de corroborar el monto de las especies fiscales relacionadas a la contratación, realizar el pago y enviar el comprobante del mismo a la institución.

3. Garantía de cumplimiento
Debemos revisar el monto de la garantía de cumplimiento (en el caso que lo requiera) y depositarlo en la cuenta de la institución.
4. Registrar y tener respaldo de todas las comunicaciones
En el sector público se suele decir que "papelitos hablan" lo que implica documentar absolutamente todos los intercambios entre nosotros y la institución, de parte del sector público sé que tienen un expediente por cada licitación y registran absolutamente toda la información en este, se nos insta a hacer lo mismo, incluyendo cadacorreo, intercambio o llamada, anotando las credenciales de la persona que nos atendió en la institución. Puede que lo anterior suene un poco extremista, sin embargo, como en estos contratos median multas ante incumplimientos y cláusulas penales en cuanto a los tiempos de ejecución se deben de tomar medidas para proteger nuestro accionar como empresa y evitar sanciones.
5. Constante comunicación con los funcionarios públicos relacionados a la contratación
Se nos recuerda tener la más fluida comunicación tanto con el administrador del contrato como con el encargado de proveeduría de la institución, cualquier cosa que vayamos a realizar es importante comunicar a estas dos personas.
6. Revisar la vigencia de la garantía de cumplimiento
La garantía de cumplimiento es un monto económico que algunas licitaciones solicitan, este monto debe permanecer depositado y vigente en la cuenta indicada por la institución (no todos los procesos de licitación la requieren, dependerá de cada contratación). Si depositamos la garantía por medio de una entidad financiera, recordemos que debemos de mantener el monto vigente durante todo el proceso de ejecución de contrato por lo que es importante que constantemente revisemos si esta tiene algún plazo asociado.
7. Consultar la posibilidad de prórroga
Consultemos con la institución si es posible realizar una prórroga al contrato, esta es una posibilidad que algunas licitaciones conllevan y permite ampliar hasta en un 50% el plazo del contrato actual.
8. Cartas de satisfacción
Al finalizar la ejecución contractual, podemos solicitar al administrador del contrato o proveedor institucional una carta de recomendación, donde haga constar el periodo de tiempo de ejecución contractual, tipo de bien y servicio brindado e indique que se recibió a entera satisfacción. Recordemos solicitar que la carta indique el nombre y calidades de la persona que la expidió desde la institución.