Firma del contrato

¿Cómo firmo un contrato a través de la plataforma de SICOP?

Parte 1. ACEPTACIÓN DE CONTRATO Y ENVÍO A FIRMA

Conecte la firma digital e inicie sesión en Sicop, Ingresar a empresas proveedoras, contratación electrónica (panel de la izquierda) , confección de contrato

El sistema despliega varias opciones, el usuario para recibir el contrato y aceptar las cláusulas del mismo ingresa a la sección “Contratos”.

El sistema despliega la pantalla “Listado de contratos”, en esta pantalla se pueden observar los contratos que tiene la empresa y sus diferentes estados, ya sea que estén notificados, en proceso de revisión o firma, etc. Cuando una institución le envía el contrato para firma, el mismo llega con el estado “Contrato Enviado”. El usuario para ingresar al contrato de interés presiona sobre la descripción del procedimiento.

El sistema despliega la pantalla “Registro de contrato revisado” donde se muestra toda la información del contrato que confecciona la institución, misma que se debe revisar para aceptarlo o solicitarle algún cambio.

Una vez que se revisa todo el contrato, al final de la pantalla se encuentra la sección [11. Respuesta del contratista], en la cual se debe emitir el criterio si se acepta el contrato o se va realizar una solicitud de cambio a la institución. El usuario selecciona la clasificación de la respuesta y digita el contenido de la misma, posterior a esto oprimir el botón “Guardar” para continuar con el proceso.

Nota: En caso de seleccionar la opción “Solicitar modificaciones” en el campo “Contenido de la respuesta” se debe especificar cuáles son las modificaciones solicitadas, para que la institución analice la solicitud y posterior a esto se enviará de nuevo el contrato con los cambios que la institución considere pertinente realizar. 

Una vez que se guarda, el sistema muestra la pantalla “Contrato” al final de la misma se tienen los siguientes botones: 

El usuario cuando todo está correcto, para continuar con el proceso de firma, oprime el botón “Asignar a la persona para la firma”.

El sistema despliega la pantalla emergente “Registro de solicitud de firma” misma donde se debe seleccionar quien o quienes serán los encargados de firmar este contrato. Para esto se debe oprimir el botón “Buscar” y seleccionar del listado la persona encargada.

En esta búsqueda solo se muestran personas que en el sistema SER el representante legal les haya otorgado la autoridad de firmar contratos. A continuación, se muestra la pantalla en la cual se puede observar cual es la autoridad que debe tener el firmante.

Una vez seleccionado el encargado, oprimir el botón “Agregar”, además debe completar el campo “Contenido Solicitado” y presionar el botón “Guardar”. 

Nota: En caso de requerir más de un firmante, repetir el proceso oprimiendo de nuevo el botón “Buscar” seleccionando al encargado y posterior a eso oprimir el botón “Agregar”. Para personas físicas podría ser que deba enviarse el contrato a firma a sí mismo. 

Una vez que se guarda, el sistema muestra los botones de “Cerrar” y de “Modificar” en caso de que se requiera cambiar a los firmantes o el contenido solicitado. Para continuar con el proceso y enviarle el contrato a la persona encargada para la firma, se debe oprimir el botón “Solicitar firma”.

El sistema envía la solicitud de firma al o las personas seleccionadas. Una vez que se solicita la firma, el usuario debe cerrar la pantalla

A partir de este momento, la persona encargada de realizar la firma del contrato ha sido notificada y debe proceder a ingresar al sistema SICOP a realizar dicho trámite. Para esto se deben seguir los pasos descritos en el apartado “Tramitar firma del Contrato” del presente manual.

Parte 2: TRAMITAR FIRMA DEL CONTRATO

El funcionario encargado de realizar la firma del contrato, después de hacer Inicio de sesión en el sistema, presiona el botón “Empresas proveedoras” ubicado en la esquina superior derecha de pantalla. Esto con el objetivo de desplegar el menú principal de proveedores. 

El sistema despliega el menú principal “Procedimientos del oferente”, oprimir sobre el apartado “Confección de contrato”. Se despliegan varias opciones, para realizar la firma del contrato oprimir sobre la opción de menú llamada “Firma del contrato”.

El sistema despliega la pantalla “Contrato firma” con el historial de los contratos que se hayan firmado o estén pendientes de firma. Para realizar la firma del contrato el mismo debe estar en estado “Sin firmar”, oprima sobre la descripción del procedimiento.

El sistema despliega la pantalla “Contrato” en la cual el firmante tiene acceso a consultar toda la información del contrato. 

Una vez que se revise el contrato, al final de esta pantalla oprimir el botón “Procesar firma”.

El sistema habilita ventana emergente “Registro de firma” en la cual se visualiza en la primera sección la información del firmante y en la segunda sección el contenido solicitado para la firma con la fecha de solicitud respectiva.

Por último, se debe oprimir el botón “Cerrar”, con esto se da por finalizado el proceso del firmante. El contrato queda en estado “Acordado”.

Parte 3: ENVÍO DE CONTRATO FIRMADO A LA INSTITUCIÓN

Una vez que la persona facultada para la firma haya realizado dicho proceso, el usuario encargado de la contratación recibe nuevamente el contrato ya con la firma, para proceder a enviárselo a la institución.

El usuario encargado del contrato, para finalizar el proceso y enviar el contrato a la institución, ingresar al menú en el apartado “Confección de contrato” en la sección “Contratos”. 

El sistema despliega la pantalla “Listado de Contratos” en la cual se debe visualizar el contrato ya firmado por el encargado, el mismo debe estar en estado “Contrato registrado revisado”. Para ingresar al contrato oprimir sobre la descripción del procedimiento.

El sistema despliega la pantalla “Contrato”, al final de esta pantalla se encuentran los botones de acción para continuar con el proceso.

El usuario para continuar con el proceso presiona el botón “Generar documento electrónico”.

El sistema despliega el contrato en un formato de “Documento electrónico”, al final de la pantalla oprimir el botón “Enviar”. Se debe aceptar y firmar digitalmente. Con esto se estaría enviando el contrato aceptado y firmado a la institución.

Con este paso se da por finalizado el proceso de Firma de Contratos por parte de los adjudicatarios, quedando a la espera la notificación del contrato por parte de la institución posteriormente a la formalizar del contrato.